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Les 5 qualités d’une assistante direction

Le poste d’assistante de direction marque un tournant par rapport au métier de secrétaire. Multitâches, l’assistante de direction ne se contente pas de remplir les missions qu’on lui a assignées. Elle devance les demandes de son employeur, communique avec tous les partenaires et fournit des rapports et dossiers complets qui facilitent par la suite la gestion de l’entreprise.

Pour parvenir à ce résultat, l’assistante doit posséder des qualités et compétences variées.

 

Un esprit de synthèse remarquable

L’assistante assure un rôle de filtre. Elle reçoit une multitude d’informations. Son travail est de traiter celles qu’elle peut, de déléguer à d’autres salariés les missions qui leur incombent et de transmettre à l’employeur seulement les infos pertinentes. En effet, si elle l’écrase avec trop de données, alors il aura du mal à retenir ce qui est important.

Une écoute attentive

Avant de synthétiser ce qu’on lui donne, une bonne assistante de direction doit savoir l’entendre. Une écoute attentive ne consiste pas à écouter les paroles des autres en acquiesçant mais de comprendre les enjeux. Ainsi, elle est capable de définir des priorités, de fournir des réponses adaptées. Une belle preuve de professionnalisme qui sera appréciée par tout le personnel de l’entreprise.

Une communication irréprochable

L’assistante de direction doit savoir à la fois être une bonne communication à l’oral et à l’écrit. Elle discute avec un publié varié. Cela va du salarié désireux de joindre le patron au directeur de projet du client qui est mécontent du service.

Outre un français de qualité, sa communication réactive assure de répondre rapidement et de savoir formuler ce que souhaite entendre l’autre partie. L’assistante prend parfois la parole en public lors de réunions où sont réunis les managers ou alors, avec des journalistes. Il est donc hors de question qu’elle stresse à chaque fois qu’elle le fait ou que sa voix ne devienne inaudible.

L’écrit est également important puisqu’elle envoie des mails et des courriers aux différentes parties prenantes. Elle fournit aussi des rapports complets facilitant une meilleure compréhension de la situation de l’entreprise.

Une empathie réelle

Nous l’avons vu, l’assistante écoute attentivement les remarques. L’empathie est une qualité nécessaire pour les comprendre. Mais, cela va plus loin car l’empathie consiste aussi à mieux cerner la personnalité de l’employeur.

Parfois, des gestes d’humeur lui permettront de distinguer les moments opportuns ou non de lui parler. Elle peut également devancer ses réponses, non pas en prenant sa place, mais en ayant une plus grande liberté auprès des partenaires.

N’oubliez pas qu’il ne s’agit pas de seulement regarder un agenda ou de prendre les messages, mais d’assister réellement l’employeur.

Le sens de la fidélité

Aujourd’hui, le monde du travail bouge beaucoup. On ne reste plus toute une vie au même poste ou alors, c’est une exception. Il n’est pas demandé à l’assistante de lier sa carrière à son poste, mais d’être fidèle à l’entreprise.

Cela consiste à ne pas changer d’entreprise tous les six mois car sa place centrale nécessite de la constance. Elle sait se montrer discrète vis-à-vis des personnes extérieures à l’entreprise et de la situation des différents salariés. Il ne faut qu’elle finisse par être la commère qui dit tout à tout le monde.

 

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